CONGRESOS
Los servicios de Smart Congresses by SB Congresos & Eventos, en calidad de OPC y DMC, cubren la coordinación integral del evento en sus tres etapas: Pre-Congreso, Desarrollo y Post-Congreso.
Servicio Pre-Congreso
- Selección de la Sede: elección y/o asesoramiento en la contratación.
- Confección y/o administración del presupuesto del evento.
- Confección del cronograma de tareas y de tiempos para la optimización de recursos y tiempos.
- Desarrollo e implementación de la estrategia de comunicación: difusión periodística, pauta publicitaria, convocatoria de asistentes, convocatoria de speakers.
- Desarrollo e implementación de la estrategia comercial y programa de sponsoreo.
- Planificación de eventos conexos: inauguración, actos sociales, cenas de gala, actos de Apertura y Clausura, etc.
- Desarrollo de la planimetría.
- Gestión comercial y venta de espacios comerciales
- Pedido de auspicios oficiales y declaraciones de Interés.
- Búsqueda y capacitación de personal temporario.
- Desarrollo e implementación del sistema de inscripciones.
- Generación de reportes periódicos.
- Gestión a través de nuestra agencia de viajes para definir acuerdos con hoteles para alojamiento de invitados, asistentes y servicios turísticos generales (reservas hoteleras, excursiones, programa de visitas, etc).
- Coordinación con el Comité Científico y desarrollo del cronograma y programas relacionados a toda la actividad científica.
- Cursado de invitaciones (Confección y envío) y seguimiento permanente de la correspondencia relacionada al Comité Organizador y Científico.
- Confección y distribución de documentos de llamado a la presentación de trabajos.
- Confirmaciones de Presentaciones a autores de ponencias.
- Difusión y promoción del encuentro.
- Desarrollo y producción de las piezas comunicacionales seleccionadas (folletos, posters, invitaciones, etc.).
- Administración de la página web.
- Gestiones con la sede contratada para la realización del Evento.
- Gestión de eventos virtuales e híbridos con los mejores partners en servicios tecnológicos.
Servicio durante el Congreso
- Armado y equipamiento de salas de conferencias y espacios comunes (área de acreditaciones, business centre, sala de oradores, áreas de servicios, etc).
- Armado de credenciales, portafolios o carpetas para los inscriptos.
- Inscripciones y sus respectivos listados.
- Asistencia de speakers.
- Gestión de diplomas, certificados, constancias acordadas con el Comité Organizador.
- Coordinación de salas, en cuanto a la supervisión del correcto funcionamiento de todos los sistemas y procesos en tiempo y forma establecidos.
- Dirección del personal afectado al evento.
- Supervisión del cronograma de actividades.
Servicio post-Congreso
- Entrega de materiales remanentes al Comité Organizador.
- Envío de certificados.
- Desarrollo de notas de agradecimientos.
- Evaluación final a través de métricas y resultados
- Confección de reportes con información estadística del evento.
Podemos resumir nuestra labor con estas palabras:
Escuchamos y planificamos
Proponemos y organizamos
Asesoramos y coordinamos
Realizamos y supervisamos
Escuchar las ideas de nuestros clientes y adaptarnos a sus necesidades y presupuestos es nuestro compromiso.
Todos nuestros procesos se encuentran certificados bajo Normas ISO 9001/2015
Empresa de Viajes y Turismo | Op. Resp. SBDT SA - EVT 14931